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２０００・５・２７ 1-2-3からファイルを作成次のように、１-２-３やエクセルで作成します。
ポイント １、必ずＡ１から作成を始めます。表題などは入れません。 例題のように２行だけ作成します。 ２、１行目にはフィールド名（項目名）を入れます。 ３、Ａ列は必ず数値データが入るようにします。 その数値は、飛び飛びであってもかまいませんが、重複しない数値でなくてはなりません。 重複する数値データを使用するのであれば、Ａ列には別にＩＤ（連続番号）を入れるようにして 重複する数値の入るデータ部はＢ列に設定します。 ＩＤは必ずしも１から始めることはありません。 １００１からでも良いのです。 また数値の増加も１つずつ増加させる必要もありません。 １０１０、１０２０、１０３０のような増加する方法でも良いです。 ４、項目の長さは、データの最長になるよう、列幅変更を行います。 例題であれば、担当者フィールドなら、担当者の名前が一番長い人の長さに合わせます。 できれば、それより更に長めに設定します。 ５、例題とは違いますが、住所録などの住所欄は列幅を長めにしておきます。 ６、フィールド名（項目名）は、決して同じ名前は使いません。 Ｃ列が「住所」なのに、Ｄ列も「住所」としてはいけません。 その時は、「住所１」、「住所２」のようにしてください。 前にも話しましたが、アプローチに限らずデータベースのフィールド名は、表計算の「列番号」です。 同じ列番号を複数作成することは出来ません。 ７、表計算で作成するものについては、実際のデータをいれておく必要はありません。 アプローチで入力されるであろう形にしておくだけです。 つまり仮のファイルなのです。 フィールド名とフィールドの幅や、そのデータが、数値か、または文字かを設定するだけです。 ８、大体出来上がったら、ファイルの保存を行います。 エクセルの場合なら、１２３のやや古いバージョン形式で保存します。 まちがいの無いのが、ＷＪ２形式で保存しておくと良いでしょう。 １２３でも同様にＷＪ２でＯＫです。 これはカレントワークシートしか保存しないからです。 ポイント 細かなことはあまり考慮しなくてもかまいません。 数値データを入れるのか、又は文字データを入れるのか程度で良いです。 後でいくらでも修正できます。 つづく |