会議の進め方（司会進行編）

■定刻開始
　「定刻になりましたので・・」定刻ちょうどに開始する。


■「まだ お2人お見えでないので、今しばらくお待ち下さい」
　と遅刻者を待たない。
　遅刻者の報復クレームに備えて、上司が同席する場合は事前に「どんなに偉い人が遅刻しても定刻開始してよい」という了解を得ておく。


■場を和ませる軽いジョークから入る。
　進行役は話している時は常に「笑顔」か「アルカイックスマイル」を心がける。
　参加者の発言に怒りの感情が生じた時は、無表情を装う。怒るのは大人げないし、笑うのはすかしたやつに見える。


■飲み物の確認
　飲み物は開始前に配る。
　途中に配る場合「14時30分頃、熱いコーヒーが来るはずです（笑）」
　セルフサービスの場合「飲み放題です。各自、自由にペットボトルからお代わりしてください」


■喫煙、冷暖房、休憩の確認
　社外の人、ビル外の人が来た場合、喫煙場所を説明。フロアの見取り図をプロジェクターで映して
「当ビル内設備についてご説明します。非常口は前方3箇所・・」
とやるとうける。
　90分を超える会議では途中休憩を入れることを予告。
　チーム・マイナス６％に参加している場合、
「当社は冷房の設定温度を28度にしています。上着はそちらの荷物置き場へ。よろしければネクタイもお取りください。見ている方が暑苦しいですから（笑）　ただし、男性の方はシャツのボタンをはずすのは1つまでにしてください（笑）」


■進行内容の確認
　議題に入る前に進行表を確認して会議の流れをつかんでもらう。
　進行表は板書するとよい。
　紙で配るのは、環境保護の精神に反していて時代遅れ。
　スクリーンに投影すると、他の資料の時に隠れてしまい、参加者が流れを確認できない。

説明
　事前に計画しておいた通りに「5分の議題が3つ、メインの議題に40分をかけて、予定時間の60分以内に終わるという進行で行きたいと思いますが、皆さんよろしいですか？」と提案、同意を得てから始める。

禁句
　「お手元のアジェンダを」
　「今日のゴールは」
　欧米か？


■資料の確認
　進行表だけを確認する。配布資料を確認するのは時間の無駄。
　いつもやっているから、一応やるという人は思考が停止している。


■えらい人の前説はカット
　予定調和的に突然、偉い人に振らない。
　「なんだよ突然・・　じゃとりあえず、おつかれさん！」
　で始まる偉い人の講演でその会議は死ぬ。
　喋らせないと後で報復してくるような偉い人の場合は事前に「話してほしいこと」「持ち時間」を伝えておく。

　次のことを冒頭に確認する。

■ 議長、書記（議事録担当者）、議事録公開方法を明らかにする。
　＊氏名入りで公開することの布石。下手な発言は議事録で広く周知されてしまい、発言者は信頼を失う。次回以降の会議に効いてくる。

■ 発言は挙手をして、議長の指名を受けてから
　＊この確認をしなかった会議は、隣りに座った人との分科会が集まった合同分科会になる。

■ 発言は手短に
　「進行にご協力をお願いします」

■ 議事が一つ終わるごとに、板書してある進行表に線を引いて消していく。

■ 予定時間に対して進行が遅れていないか常に意識する。

■ 遅れている場合、さっと時計を見て「ちょっと遅れてますね」と軽く言う。

■ 遅れているからと言って、重要な議題を残して「じゃ時間が来たのでうち切ります」ということはしない。貴重な時間を使ったことに見合う成果を出すことが大前提と心得る。

■ 情報システム部門、経理部門の人などが専門用語を使った時、自分がわからない言葉だったら言葉の意味を確認する。
　定義があいまいな言葉、意味がいろいろな取り方ができる言葉は「今後、この言葉はこういう意味で使いましょう」とその場で定義する。

　自分がわからない言葉は周りの人もわかっていない。使っている人もわかってない事だってある。確認することで安心感が漂う効果がある。「偉い人」が使った場合は、つっこむと空気が壊れるのでスルーする。

■ 遅刻・中座をしておきながら、「僕が聴いてないだけかも知れないけど・・」と既に終わっている話しを持ち出す人がいる。こういう場合、満面に笑みをたたえて
「それはあなたが聴いてないだけですよ」
「来られる前にお話したんですよ」
と釘をさす。
　これを言わないと全員のモラルが下がる。
　これを言わないと、あぁこの司会者も その他大勢の人 だなと見限られる。

　次のことを確認する
■ 決まったこと
■ 課題（宿題）をクリアする担当は誰か
■ 次回開催テーマ、日時（開始/終了）、場所、幹事（世話役）
■ 議事録の公開について告知

　「それでは、ありがとうございました」と散会を宣言したら、即座に荷物をまとめて席を立ち部屋を出る。
　司会者が延長戦の話を聞いてしまうと、議事録の内容がひっくり返ったりする。それが参加者に無力感を与える。
　司会者がだらだらと居残ると「大事なことは会議のあとで決まる」という風潮がはびこる。