■ 積極的に推進意見を言ってくれる人、消極的で議論に水をかける人、バット君を分析しておく。 推進意見を言ってくれる人と正対して座ると、進行がしやすい。 ■ 「この人がいないと始まらない」という人を特定しておく。 遅刻・中座しないよう本人に言っておく必要がある。 ↓いずれも対策は「会議案内 第2弾」の項目へ↓
会議案内を発信する。 【 第1弾 】 会議参加者一斉に以下の要件をe−mailで送る。 ■ 議題 ■ 日取り ■ 開始時間〜終了時間 ■ 場所 ■ 主旨、目標とする成果 【 第2弾 】 会議参加者個別に以下の要件をe−mailで送る。 ■ 準備してきて欲しいこと ■ 「あなたに期待する役回り」 ■ インターネット、イントラネット上にある参考文献のURL
■ アジェンダを作る。 議題ごとの想定討論時間を予測する。 自分のアジェンダには議題ごとの所要時間、予定進行時刻を書いておく。 ■ アジェンダを紙出しして上司の席に持って行き、 「赤入れしてください」とお願いする。 ■ 「書記」＝議事録をとる人を決めて依頼する。 議事録はプロジェクターに投影し、会議後速やかにイントラネットにアップするために、筆記ではなくパソコンで高速タイピングできる人を選ぶ。司会が自ら行うのが最も効率がよい。 ■ 「記録係」を決めて依頼する。 「記録係」はホワイトボードや模造紙に話し合いのポイントをまとめていく人。通常は司会が務める。司会のあなたに、議題について 図を描く能力 が欠けていると思う場合、誰かに依頼しておく。
■アジェンダを板書する。 黒板・ボードがなければ紙に書いて貼るか、紙出しして配布する。 プロジェクターの投影では、常時確認できないので不可。紙出しは環境面で好ましくはないが、進行を円滑にするためには、各自の手元にあった方がよい。 ■お茶の準備 長時間の会議ならば大型ペットボトルを購入しておいて セルフサービス。短時間ならば開始前に配る。1時間以内の社内ミーティングならばお茶は無し。
