| 日時 | ２００５年４月２４日（日曜日） 午後１時から２時４０分 |
| 場所 | 水戸市福祉ボランティア会館大研修室 |
| 出席者 | 出席者会員３８名 委任状会員８３名 計１２１名 |
議事
１．平成１６年度活動実績の報告
２．平成１７年度活動計画（案）
１．および２．を 関口事務局長より提案した。
満場一致で承認。
３．平成１６年度決算を （会計担当）役員から報告。
続いて 寺西監査担当役員から、監査結果を報告。
満場一致で承認。
４．平成１７年度予算案を役員から提案。
[質問] 決算の中で例会費用が行事費と使用料の２箇所で計上されているのは
なぜか？
[回答] 行事費の中には日立地区のバーベキュー補助と会場使用料があります、
使用料の項目には県西地区の会場使用料だけがあります。
[質問] １６年度実績で消耗品費が6,554円なのに１７年度予算で60,000円に
なっている、大幅な違いはどんな理由か？
[回答] 事務用消耗品費は用紙のほかにラベル印刷用の特定用紙があります、
これは纏めて購入しますので、購入時期によって金額が変動します。
[質問] パソコンなどの備品が増えているが、パソボラ茨城解散後の財産は
どうするのか考えているか？
[回答] まだ会の解散のことは考えていない、将来のことは時期が来たら
真剣に考えるが今のところはＮＰＯへ移行することもあり得るので、
それも含めて考えていくことになるでしょう。いずれにしろ
解散するときは解散総会をやって財産の処分などを皆様に
承認いただくことになるでしょう。
[質問] 決算、予算ともに「事務委託費」というのがあるが、何ですか？
[回答] パソボラ茨城は事務所を持っていないため、事務局長の自宅を
事務局とさせていただいております。そのため電話、ＦＡＸ代ほか
打ち合わせ交通費などです。
[質問] ボランティア保険の保険対象範囲が市町村によって違っていないか？
[回答] パソボラ茨城が加入しているボランティア保険は
（社福）全国社会福祉協議会の「ボランティア活動保険」に
加入しています。
この保険は次のように説明されております。[本制度は、
ボランティア個人またはボランティアグループが加入申込者となり、
ボランティア個人を被保険者として全国社会福祉協議会が一括して
保険会社と締結する団体保険です]
したがって、全国共通の保険ですので共通だと聞いています、加入
社協で確認してみてください。
[補足] ボランティア保険の取り扱いは社協によってまちまちである事が
判りました。万が一のことを考え、パソボラ茨城の会員には
全員加入することにしました。
満場一致で承認。
５．役員会からの提案と報告
（１）役員の退任と新任、ならびに担当役職について
中川 清徳さん、山本 肇さんから役員退任の申し出があり、役員会として
今までの貢献に感謝しつつ、やむをえず承認しました。役員会としては２名の
欠員が生じるところですが、今回は大内義昭（日立市）さん１名を新たに
役員に就任することをお願いしました。
次に担当役員の交代です。
会計担当をさんから黒澤さんへ、監査担当を寺西さんから小滝さんへ、
それぞれ変わることになりました。また、今回から副代表制を新設して、会の
運営の充実を図っていきたいと存じます。副代表にはさん、寺西さん、
徳坂さんの３名に就任をお願いしました。
以上のような改選をして、役員会は次の通りです。
顧問 古城 祐之
代表 佐藤 嘉明
副代表 成好
寺西 章
徳坂 文明
事務局長 関口 晃弘
会計 黒澤 玉枝
監査 小滝まさ子
幹事 富沢 邦子
片山 博
後藤建次郎
村田 強
久木崎 昭
大内義昭
新役員１４名体制でやってまいりたい。
満場一致で承認。
（２）パソボラ茨城の会則改定です。
会費取り扱いや入会手続き、退会・除名、副代表の新設について
項目の追加と見直しを行いました。
第４条【会員】の項目で［入会］および［会費］項では文章を整理しました。
[退会] および [除名] の項目を新設しました。これは 会費未納者の
取り扱いと、当会になかった「退会」と「除名」を他の団体に習って新設しました。
第５条【組織】と第６条【役員の選出】についても文章の整理をしました。
[質問] 第４条【会員】の[退会]の(３)の会費未納の取扱で、未納期間の６ヶ月の
根拠は何か。
[回答] 事務処理、本人への確認の期間として６ヶ月とした。
[質問] 第４条【会員】の[会費]で１月から３月に入会した人の会費を
翌年度分として扱うなら、決算書の会費収入の会員数は
１２月３１日現在の人数になるのではないか。
[回答] １７年度分からそのように処理します。
[質問] 会則の中に、商売などの営利活動を禁じる項目がないのですが
無くて良いでしょうか？
[回答] 会の中で営業活動をされると皆さんにご迷惑をかけるので、
会則に追加します。
[質問] 同じような意味ですが、メーリングで使わないパソコン関係の品物を
紹介することなどはしてはいけないのでしょうか？
[回答] メーリングでネットオークションのようなことはやらないでください。と
お願いしています。ただし、紹介する程度あるならば問題ないと
思います。
満場一致で承認。
（３）「個人情報保護指針」の制定について 提案いたします。
４月から個人情報保護法が施行されました。これは、個人情報を扱う組織は
個人情報を適正に扱うことを定めたものです。（補足1：簡単に言えば、勝手に
個人情報を取得しない。目的以外に個人情報を利用しない。勝手に第三者に
個人情報を提供しない。個人情報を安全に扱う。などです。すべてにおいて、
本人の了承を得て、安全に管理しなさいということです。）
パソボラ茨城は個人情報保護法の対象となる組織ではありませんが、
障害などの個人情報を扱うため、「個人情報保護指針」を作りたいと思います。
（補足2：難しい名前ですが、勝手に個人情報を使っちゃいけませんよ
と言うことを書いているだけです。）
また、今までの会員番号には障害の種類が含まれていました。
個人情報保護の観点から、単純な通し番号にしたいと思います。今までの
会員番号の下３桁がそのまま新しい会員番号になります。会員証が古い人も
いるので、全員の会員証を作成して送付します。
関口事務局長より指針の内容説明。
[質問] 会計報告のなかに「事務委託費」と言う項目があるが、「個人情報保護法」
の中では委託について厳しい管理をすることが義務付けられているので、
そこのところをなんらかの表記が必要でないかと思います。
[回答] 会での事務委託費という内容と「個人情報保護法」でいう委託とは
意味するとこが違うけれども、表記のしかたが同じになっているので、
表記に工夫します。
個人情報保護方針に以下委託先の項と責任者の項を追加しました。
2-5 個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、
その取扱いを委託した個人情報の安全管理が図られるよう、
委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行ないます。
4-1 代表および事務局長は、この指針の実施および運用に関する
責任と権限を持ち、個人情報のセキュリティ対策、苦情・開示等の
求めなどへの対応を管理します。
満場一致で承認
指針の実際の運用につきましては、制定の趣旨に沿って、責任者とか
管理者はもちろんではありますが、会員全員で個人情報の保護を守って
いきたいと存じます。また、当会のホームページにある「会員のページ」へ
入るためにＩＤとパスワードが設定されています、このＩＤとパスワードは
毎年更新して、総会後にお知らせしますので、会員外へ漏れないように
取り扱いに注意してください。
（４）次にネチケット一部を改定したいので、提案します。
ネチケットの３．の（１）に「署名の明記」を追加することとしたい。「メールの
末尾には名前を書いた署名をつけましょう。」です。
了承されました。
その他、全般についての意見・要望は特になく、予定時間も経過したので、
これからも「お互いが助け合って、より一層楽しく、有意義な会としたいと存じます。
みなさんの今まで同様のご協力をお願いします。」と宣言し１４時４０分総会を
終了した。
総会報告は以上。
交流会 午後３時から４時３０分
クッキーさん、輝龍さん、K.Mさんの演奏会を中心とする交流会でした。
まず、K.Mさんがハーモニカの紹介と演奏をしていただきました。何種類もの
ハーモニカを曲によって選びまた同時にいくつものハーモニカを操作して
演奏していただき、奥行の深さを見せられました、すばらしい！
輝龍さんのキーボード演奏ではポピュラーな曲を披露していただき、誰もが一緒に
口ずさんでおりました。すごい！！
最後にクッキーさんの演奏を会場からのリクエストとメドレーで聞き、気持ちの
伝わった交流会となりました。
会場はひまわりさんの飾ってくれたフラワーデザインの展示があり、片隅では
S.Sさんのクイックマッサージでリラックスする人も音楽の中でうっとりしていました。
以上
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