2002/12/19、米ロータスのWebサイトにヴァージンアトランティック航空のノーツ導入事例が掲載されたので、ここに勝手に翻訳してみる。一ノーツファンとして、ノーツよりもまともなグループウェアが世に登場するまではノーツに肩入れしたいと思う。（Oracle Collaboration Suiteに密かに期待）

ヴァージンアトランティック航空はノーツを使って提案要求（RFP）の業務プロセスを効率化したが、その背景には次のような事情があった。社内の基幹業務システムを再構築するとき、何百というスタッフからの膨大な要求を収集し、評価しなければいけない。同社はこの巨大なプロジェクトを整理するために、IBMグローバルサービスに支援を求めた。

予約・発着管理システムは同社にとってもっとも重要なシステムだが、多くの航空会社同様、同社も自前でそのシステムを構築・運用するのではなく、外部の専門業者へ委託していた。これらの基幹業務システムは航空会社の核となるため、できる限りの信頼性と高機能が求められる。さもないと業務効率と顧客満足度を最高レベルに維持できないのだ。

基幹システム更新のための契約にあたって、同社は現システムの利用状況に関する情報を収集、文書化し、既存システムでは実現できない要件を定義、公式の提案要求書を作成して、その結果回答されたすべての提案書を評価しなければならなかった。

要件定義のためには、各空港のマネージャ、営業スタッフ、コールセンターの代表者、IT担当者、そして全世界の地域スタッフ全員からの経験と専門知識を収集しなければならない。最終的な要件はすべての要件を完全かつ正確に網羅し、発注先候補となる各社に対して提出できる形になっていなければならない。これができてはじめて、正確で完全な要件定義を確定させ、最善の発注先を選定し、要件を満たす予約システムを手に入れることが出来るのだ。

この要件定義から発注先選定までのプロセスは、できるかぎりシンプルで効率的なものでなくてはならない。なぜなら発注先候補は社内ですでに日常のシステム運用業務を担っており、それらの業務をおろそかにすることはできないためだ。

IBMグローバルサービスと密に協力しながら作業することで、同社はノーツ・データベースの機能を活用し、要件収集のプロセスを効率化することができた。同社はすでに電子メール基盤としてノーツを利用しており、世界中の2,000名の社員がノーツに接続していた。ノーツ・データベースによって社員は世界のどこからでも簡単に文書を入力し、更新することができた。

社員は日常業務を中断されることなくデータベースに情報を入力できた。ヴァージンアトランティック航空の100名を超えるプロジェクトメンバーは、ノーツのおかげで1,000項目の要件に対して、一貫性のある、調整の容易な方法でコメントが入力できるようになった。「全体のプロセスがどれだけ簡単になったか知れません」と同社の上級アナリスト・プログラマー、デビッド・シェパード氏は語る。「ノーツのおかげで大変な状況が、非常にうまく管理できるプロセスに変わりました。プロセスの始まり、調整、監視、終わりを非常に簡単に運用できるようになりました」。

ノーツを使って同社は４か月にわたるプロジェクト全体についても、セキュリティーを確保した状態で、容易かつ効率的に運用できるようになった。要件を収集するプロセスを始める際に、同社は要件をシステム機能・IT基盤・データ移行という３つの基本的な領域に分類した。そして７つの作業グループを組織し、それぞれが個別の業務領域を担当することにした。さらに細かい業務については専門知識のあるスタッフに任せて、各人がデータベース内の情報を作成、更新できるようにした（ただし削除はできないように設定）。アクセス制御リストを別々に定義することで各チームの役割分担を明確にし、提案要求書を発信するタイミングなど、要所要所で各チームのリーダがメンバーのアクセス権を制限できるようにした。

新しいメンバーがチームに参加したときは、どのようにデータベースにアクセスすればよいかを記した短い電子メールが送信されるようにした。ノーツのデータベースは使い方が簡単なので、追加の研修は不要だった。ユーザは既に電子メールやその他のアプリケーションなど、ノーツに親しんでいたので、データベースの使い方も極めて直観的に見つけることができたのだ。

同社のIT部門はプロセスの全体にわたって、各チームのニーズにしたがって新しいビュー（文書一覧画面）やカテゴリー（文書の分類項目）を追加していった。ノーツでは新しいビューを作成したり、既存のビューをカスタマイズしたりするのは簡単な作業であり、それぞれのチームが受け取った要件の情報の全体像をチームごとに明確に把握することができた。また、各グループのリーダに対して個人別にカスタマイズされたビューを提供することまでやった。おかげで各リーダは自分のチームのプロセスを追跡したり、現時点での状況を逐次把握したりすることもできた。

ノーツは柔軟性をもっているため、社内のノーツ開発者はそれほど時間をかけずに、素早く効率的にデータベースに変更を加えることができた。「ユーザのニーズにもとづいて、データベースにまさに”即座に”変更を加えることができました」とシェパード氏は言う。「データベースの変更は、ほとんどの場合１時間以内に実際のデータベースに反映され、チーム全員が即座に利用できる状態になりました」。４か月のプロセス全体で計算して、データベースの構築と変更に要した時間は、１０時間にも満たないとシェパード氏は見積もっている。

過去、同社は新しい予約システムについての要件を、電子メール、FAX、文書をつかって収集していた。その結果はデータの洪水で、それらを管理し、監督し、とりまとめるのは非常に難しかった。今ではノーツを導入したおかげで、そのプロセスが高速かつ一貫性のあるものになり、要件収集のプロセスの大幅な時間短縮を実現できた。「ノーツを使っていなければ、もっと時間がかかったでしょう」とシェパード氏は語っている。「以前なら数日かかって集めていた情報が、今や数分間で収集できます」。

最終的にヴァージンアトランティック航空のチームは1,000件以上の要件を収集し、４社の発注先候補に提出した。そしてその要件リストをできる限り最善のものにしぼりこんだ。要件リストに対する回答によって、発注先を一貫性のあるやり方で、客観的に評価することができた。同社はまた最終データを表計算ソフトに流し込んで、さらに分析をかけた。「ノーツによって各発注先の得意分野にしぼって評価を行うことができました」と同社のスタッフは語っている。