弁護士事務所の事務員さんたちと仕事をするうえで
事件を特定するときに必ず出てきますね。
平成１２年（ワ）第３００００号とかいうときの「（ワ）」です。
全部覚えている人は、まずいないと思いますけど、民事で言えば、（ワ）、（ハ）、（フ）、（ル）、なんかは頻繁に出てきますね。
あと、知っておきたいのが（サ）、（モ）です。・・執行文付与申請や、公示送達の時に出てきます。これについては、ちなみに、東京地裁で言えば、１４階に出しに行くことになる。
この（サ）、（モ）は、ふつう「雑事件」といいます。べつに書記官が雑に処理するからというわけではありませんが。もっといいネーミングありませんかね。
あと（ソラ）、（ワネ）も抗告、控訴の場合ですから、覚えておくと便利です。
（サ）、（モ）、（ソラ）、（ワネ）の事件を問い合わせるときは、通常の事件の番号、つまり（ワ）の番号も言ってもらう方が話がスムーズにいきます。電話口からいきなり
「でぇ、わばんごうはなんですか？」
なんて聞かれることもあるかもしれませんね。
電話番号？それとも輪番号？わかってないと？？？？かもしれませんね。
裁判所の職員も、相手が分かってないと思ったら、
「通常事件の番号も一緒におっしゃっていただけますか？」
と言い直す機転というか、心遣いがたいせつですが。
ちなみに事件番号については、
インターネット上で紹介しているページがありました。
http://member.nifty.ne.jp/okada_yoshihiro/fugo.htm
（２０００，９，２７記）
東京地裁はとても広くかつ分かりにくいので迷子になられる当事者の方が多いです。弁護士の方と待ち合わせをしたけれど、弁護士さんが来ないということでオロオロされている方は、顔をみるとわかります（非常に焦っている）。
もちろんこちらも、自分の担当でなければ知らないなんていうことではいけないわけで、なんとかしてしてあげなければと努力します（そう心がけてます(^^;)。
必ず、聞くのがどういう手続か、事件番号、それもアヤフヤなら依頼している弁護士さんの名前を聞いて事務所に電話するようにアドバイスします。あと裁判のある日なら、１階のカウンターで分かることにはなってますが・・・・。
そうはしても分からない方もいます。いくら弁護士にお願いしているからといって、自分のやっている手続や事件番号を全く分かってない（分かろうともしない）当事者のかたは困りますねえ（こちらの本音としては）。
もちろん大方の弁護士の方は、工夫して独自の通知のようなものを当事者の方に持たせているようですね。葉書に、当事者の事件番号と、待ち合わせ場所、待ち合わせ時間などを書いたものとか（そういうものを、こちらに提示される方は、まだ助かる）。そういう工夫を、全然していない方は少ないと思いますが、思い当たる所は、ぜひ、やってみていただくと当事者の方にとっても、こちらにとっても助かります。
それにしても、民事部も全然番号順に並んでいるわけでないわけで、本当はこういうことじたい、問題が多いです。ちなみに、１２階にある民事部には何があるか？これがパッとわかる方がいたら相当のかたです（内部でも分からない方が大半と思います）。
正面玄関側（桜田通り側）
（南）３８、３６、２４、５、６、１０、１２、１３（北）
東玄関側（弁護士会館、日比谷公園側）
（南）１４、１５、１６、１７、１８、２３、２５（北）
ちなみに上の配置を見て分かるように、部の若い番号から順に並んでいるわけではありません。とんでいる番号の部は、特殊（専門）部であることが多いです。
例えば、７部は手形専門部で１３階、８部は会社更正等の専門部で１３階、９部は保全部で２階です。
労働部は、１１部と１９部が１３階に並んでます。などなど。 （２０００，５，２７記）
やってみれば何のことないけれどいきなりやれっといわれても困ってしまう手続ありますよね。
強制執行の申し立てなんかその良い例ではありませんか。こっち（裁判所の職員）にすれば、当たり前なんだけど、よく新人や馴れていない事務員さんが戸惑うのに遭遇します。とりわけ急いでいる（弁護士さん、依頼者かた急かされている）ときはこちらから見ていてもかわいそうな気がすることすらあります。
というわけで、この問題を取り上げてみましょう。ここはあくまでも実践的に書くつもりですので、多少の不正確さは堪忍を（つうか、法律の本は、不正確といわれないように、あらゆる予防線を張って書かれていることが多くて、かえって読んでいて分かりにくいことが多い、と個人的には思います）。
さて、よくあるパターン、仮執行宣言付判決（これも「カリセン」なんて省略して言う）や和解調書の場合で行きましょう。さて、本を見ると執行文というのが必要であることが分かります。ところが、送達証明も必要なのです（知っている人からすれば、そんなのアタリマエ、いまごろ何言ってるの？なんていわれそうだけど）。というわけで、裁判書記官に送達証明を発行してもらいます。しかし、区役所などで自分の住民票を出してもらったり、あるいは自分の出身高校や大学で卒業証明書を発行してもらう場合をイメージすると全く違うのです。とにかく裁判所で証明書をもらうには申請する側が書面を作成しなければいけない、ここらへんのイメージのギャップはよくよく考えるとすごいものがある。
送達証明申請（ハンドブック９１と９３ページの上に書式９と１１として出てます）をあらかじめ２通作って、１通には印紙貼って、もう１通は貼らないで、さらにいわゆる「受書」も作っておく。書記官は印紙を貼ってない方に、証明文言と日にちを入れたものを交付します。
細かく書くとキリがないし、またいちおう裁判所の組織人として同業者に怒られてもいけないのでここら辺にしておきますが、よくよく考えるとホントにめんどうなのです。馴れてしまえばそれまでだけど、本を読んでいても絶対と言っていいくらいわかりにくい。このテーマはもう１回書くことにしましょう。
（２０００．５．４記）
なお、「ハンドブック」とは、わたしがこのページを書く際にしばしば参照している本です。
正式には、「全訂版 新法律事務職員ハンドブック」（第二東京弁護会編 ぎょうせい発行）です、
裁判所に書証を提出することありますね。準備書面などと一緒なら問題ないけれど、書証だけ提出する時はちょっとだけ工夫が必要になります。なぜなら、書証だけの時は、事件番号とか当事者名を書く欄がないから。馴れてないと、窓口で書証だけ受け取ってもらおうとすると、書記官や事務官の人が少し困った顔するかも知れません（それはわたしだけで、大半の人は親切に教えてくれるかも(ﾟ゜)＼☆ﾊﾞｷｯ）。
こういう場合、どうするんでしょうね。正解っていうものがある訳じゃないけれど、だいたい次のような工夫してくることが多いと思います。
（１）ファックスの送信書のような表書き（俗語で「かがみ」なんていうこともある）を一番上につけてくる。
（２）付箋をつけてそこに事件番号や当事者等を書いておく。
（３）左上などに鉛筆で薄く事件番号等をメモかきしておく。
（４）口頭で事件番号等を伝える。
正解っていうものがある訳じゃないけれど、１か２あたりが助かりますね。みなさんはどうしているんでしょう。
ちなみに、「新法律事務職員ハンドブック」では１７４ページ〜に、「訴訟書類のチェック・ポイント」が出てます。ここでは書証が別項目だてに書いてあるので、ちょっと実践的には説明が必要かと思って書きました。
２０００．４．２９記
４月９日 日曜日 電話の話題と４月に確認しておきたいこと
私事ながら担当部署が変わりました。４年間在籍したいわゆる「通常部」を卒業したことになります。そういう意味で、民事の通常事件のネタはもう書けなくなりそうですが、記憶をたどりながら書き続けたいと思いますのでこれからもよろしくお願いします。
というわけで、また電話ネタです。やはり仕事をしていて、電話をいかに要領よく片づけるかは、書記官の立場からはすごく重要なテーマなのです。職場でも話題になります。
今日は実践的なテーマとして、自分の担当の書記官に出来る限り早くアクセスできるコツを伝授しましょう。まずはクイズ形式で。代表番号に架けるとまずは交換手が出ます。そのときあなたなら交換手にどう伝えますか？
答え１・・・・担当部と係名をいう
答え２・・・・担当部と書記官の名前をいう
答え３・・・・内線番号をいう
さあどれだと思いますか？
私が考える正解は３です。交換手の人が出たらいきなり内線番号から切り出すことです。民事○○部の○○係をお願いします・・・・。というより効果的です。理由は各自で考えてみてください。かつ、これはあくまでも私の勤務している東京地裁の場合ですから。各自の責任で判断してください。
あともうひとつ参考までに。
この時期例年大量の異動があります。担当書記官が替わることがありますので、ついでの折に担当書記官が替わったかどうかを聞いてみると良いでしょう。いつまでも前任の書記官の名前を指名されると、なんとなく感じ悪いものです。推測するにファイルかなんかに、担当書記官の名前を書く欄があってそれが直してないんだろうと思いますけど。もう一つ、係が替わっていることもあります。部内で事件数の調整などをする関係でこういうことがおきます。いつまでも前の担当係を書面に記載していると、トラブルのモトです。ちょっと要注意を。
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３月２５日土曜日 第１回の期日の指定について思い当たること
１週間ぶりの書き込みになりました。
訴状がきて審査をすると、期日の打ち合わせをするために電話をします。そのとき、訴状はもう送ってますか？と聞かれることがあります。期日を決める前に訴状を送る書記官などまずいないと思うんですが、弁護士事務所の人に電話でこういわれると「え？」という気がしたことがあります。ただ、これはわたしが裁判所の中にいるからそう思うだけなのかも知れません。この前紹介した「新法律事務職員ハンドブック」を読んでいて次のような記述に出会いました。
「裁判所が訴状を受理すべきものと認めれば、書記官はこれを被告に送達する。訴状の送達により、訴訟が係属し、当事者は同一事件についてさらに訴えを提起することができないこととなる（重複する訴えの提起の禁止）。また、訴えを提起することにより、時効の中断、出訴期間遵守等の実体法上の効果が生じる。
裁判所は、訴状を被告に送達するとともに、口頭弁論期日を指定し、かつ答弁書の提出を催告する呼び出状（書式２）を送達する。」
（84ページから85ページ。なお書式２は割愛）
書いてあることに間違いはありません。ただ、上の引用部分の第１段落だけ読んでしまうと。期日を決める前に送達すると勘違いしても不思議はありません。ま、書記官としては訴状と呼出状をわざわざ２回に分けて送達することなど皆無に近いのわけですから。
というわけで、訴状を出しても連絡がないと思ったら、裁判所の担当部に連絡を入れた方がいいでしょう。
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３月１８日土曜日 瞬時に相手の理解能力を把握する
自分をさておいて「相手の理解能力を把握する」なんて少し図々しい気がしますが。
これって不特定多数と仕事をする上でけっこう大切な気がします。例えば、第１回期日で、被告代理人についた弁護士が当日欠席する場合。擬制陳述とすることが多いと思いますが、次回期日の候補日を調整する場合にスムーズによどみなく行く場合とそうでない場合があります。ここらへんも研修はなされるのかな。あまりわかってないな、と思うときは無理なことは言わないことにしています。しかし、あまりに要領を得ない場合は、しっかりボスである弁護士さんの名前を覚えておきます。
＃「擬制陳述」とすべき所を、「擬制犠牲」となってましたのでなおしました(２０００．４．６）。指摘ありがとうございました。
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３月12日日曜 先週、本を買いました
ＨＰの更新も、日ごろは仕事が忙しくて続きません。もう少しカンタンに入力してウェブ上に表示するなら、日記形式のCGI（いわゆる掲示板とにたヤツ）を使えばいいのですが、まだそこまで技量がありません。
それはさておき、「新法律事務職員ハンドブック」を買ってしまいました。これを使う人たちにも、おそらく、すべてをマスターする必要はないのだと思いますが、大変な分量です。こちらでも知らないことも結構書いてあります(^_^;
それなりに仕事をこなすようになるまではどれくらい時間がかかるのかな？研修はどうなっているのかな？
そんなことを考えてしまいました。
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３月２日木曜日 電話のイントロは手短だと助かります
仕事柄、毎日毎日、弁護士事務所の事務員と接触します。でも、いつも内心後悔することの連続です。きつくいいすぎちゃったかナ。・・・・・なにせ日中は書記官室はまるで戦場のよう。ひごろからどうしたらお互いに仕事がしやすいかを考えなきゃって思います。
というわけで今日の話題は電話。要領を得ない電話、イントロが長い電話って、ついついこっちはセッカチになっちゃうんでね。お世話なりますは、こっちもだから、私は不要です。
つうわけで、好印象なのは単刀直入な電話。余計なあいさつ抜きに、いきなり「○○係の××お願いします」というやつ。電話がひとり一台じゃないから、どうしても担当に引き継ぐまでの時間を短くしたいわけ。「事件番号」をいきなり言われるよりも、「係と担当書記官」。これが助かるんです。