間際で、焦らない為に

さて、チームが結成され、いよいよ企画へ！

いいえ、まだ、だめです｡二次会当日までの、活動をどうするのか？

これを決めておかないと、二次会間際になって、焦ってしまい挙げ句の果てに､

［お寒いモノ］(*1)にしてしまう可能性さえあるのです。

というわけで、二次会を企画して行くスケジュールを立てましょう。

二次会当日までに、どのくらいあるかにもよりますが、とりあえず3ヶ月あると仮定して、

話を進めます。注：3ヶ月必要という話では有りません。

まずは、何をして行くのかが、分からないと、計画の立てようが無いので、

いちおう、説明させてもらいます。

1. 骨組み

2. 概算人数の割り出し

3. 予算検討

4. 会場選定

5. プログラムの企画！ 検討・決定

6. 二次会出席者への連絡

7. 手配・発注

8. 買い出し

9. 細部チエック

だいたいこんなもんでしょうか？これらをスケジュールの中に組み込んで行く訳です。

スケジュールに組み込むポイントは、次の通りです。

まず一つ目が、スケジュール全体に、余裕を持つ事。

［間際で焦らないようにする］のが目的ですから、これは、当たり前の事です。

二つ目は、ケツから決めて行く事です。

何のこと？と思うかもしれないが、つまりは、二次会の前日から、逆にスケジュールを

作って行くという事です。

では、実際に組み込みをやってみます。以下の文は、去年のスケジュール帳(*2)

などの紙を用意して、整理しながら書いていけば、分かり易いです｡

*さっきも書いたように、準備期間は、3ヶ月を例にしますので､結婚式当日が、

6月20日だとしたら、今日は、3月20日です。いいですか？始めますよぉ。

［逆から］ですから、［細部チェック］をいつやるかが、最初ですね。

［細部チェック］をしてから、足りないモノ（コト）の準備をする時間が

必要ですから1週間前には、やっておきたいです。

つまり、6月13日。

［買い出し］は、［細部チェック］の前なら、いつでもOK！極端な話、夜に

［細部チェック］をするなら、その日の昼間に買い出しをしてもOKです。

これなら、スタッフが集まる手間も省けますし・・・

同日、6月13日

　［手配・発注］は、自分たちの足で探したり出来ないモノや、プロの技術が

絡んでくるモノ（コト）を用意する事です。

これは、先方の都合を考えると、1ヶ月から遅くても2週間前には、最終的な、

発注をする方がいいでしょう。

ちゅうことは、5月20日〜6月6日迄

*ただし、発注する会社（人）によってこれは、異なってきます。

必要だと分かった時に、予算を含め、あらかじめ、リサーチしておけば、

いつまでに、発注すれば良いか、はっきりします。

［二次会出席者への連絡］は、準備段階における、重要課題の一つです。

人数が、分からないと発注が出来ないモノ（コト）が多々出てきます。

［出席者のスケジュールを、先に押さえてしまいたい！］(*3)事も考え、リアクションが

帰ってくるまでの日数も計算にいれると、二ヶ月前が､妥当でしょう。

はいっ、4月20日。

*［プログラムの企画！検討・決定］は、プログラムの属性によっては、決定時期が

変わってきます。

［手配・発注］に関わる企画は約1ヶ月前の5月20日その他、 細かい部分

に至っては、 ［買い出し］の直前であれば、大丈夫です。

こう考えれば、1週間前という事になります。先ほど書いたように､ 6月13日ですね。

企画の内容によっては、 あらかじめ二次会出席者に協力を求めておきたいコトも

有ります。こういう企画内容(*4)は､ ［二次会出~ ］と同じ、 4月20日には、

決定しておきたいです。

つまり、2ヶ月前・1ヶ月前・２週間前と3段階のケツが存在する事になります。

理解できましたか？では、次に進みます。

［会場選定］は、［二次会出~ ］ の前には終わらせておかないと、連絡をを

しようにも、場所を案内する事が出来ません。という事で、2ヶ月前です。

4月20日ですね。会場の方に、ここで予約を入れておくのも､忘れないように。

（仮押さえです。）

［予算検討］が、出来ていないと、会場を押さえられないし、二次会の案内時に、

会費が幾らなのか、通知出来ません。ですからこれも、2ヶ月前という事になります。

よって、4月20日。

［概算人数の割り出し］ をしなければ、幾らの収入があるか､予想出来ないので、

［予算検討］ の前、及び同時期が、良いでしょう。

同じく、4月20日

［骨組み］は、概算人数を考えず、やる事の内容も決めなくていいので、勢いで

今すぐやりましょう。その為には、前に書いた、新郎新婦との打合せが

必要ですが・・・

当日までのスケジュールは、組めましたか？まぁ、転ばぬ先の杖ですから、

こればかりをアテにしても、問題があるといえば、あるんですが・・・・

細かい部分は、何度か二次会の企画をすると、分かって来るでしょう。

いわゆる、［なれ］ですね。

それでは、いよいよ次の［4.骨組みを組んで行こう！］からは､［企画 そのもの］

の説明をして行きたいと思います。